湖州師范學院黨委宣傳部、新聞中心主辦

        關于2020年度文件材料歸檔工作的通知

        來源:檔案館 發布日期:2020-12-28

        各部門、二級學院:

          為做好2020年度檔案歸檔工作,確保各類資料及時、準確、完整歸檔,根據《湖州師范學院檔案管理辦法》要求,現就有關工作通知如下:

          一、工作內容

          1.更新分管領導和兼職檔案員、修訂完善歸檔材料范圍

          1)更新分管領導和兼職檔案員。各單位根據最新部門和人員調整,確定一名檔案工作分管領導和兼職檔案員,由專人負責本部門檔案管理工作(見附件一)。有人員變動的部門請及時做好檔案交接。截止時間:2021年1月22日前。

          2)修訂本單位歸檔材料范圍。參照《立卷部門檔案歸檔范圍和保管期限規定》(湖師院黨辦發〔2019〕12號)。因部門工作職責調整,歸檔范圍有變化的,由歸檔部門提出初步意見,與檔案館商定后執行。根據檔案工作數字化轉型要求,要充分考慮圖片、聲像、電子等不同載體的材料。

          請各單位根據工作實際內容,修訂本單位歸檔范圍(見附件二),上報檔案館審核(同時報電子版)。截止時間:2021年3月19日。

          2.文件材料歸檔

          繼續實行紙質檔案和電子檔案“雙軌制”歸檔;兼職檔案員按照歸檔工作要求,在規定時間內完成本單位歸檔材料的錄入和移交(見附件三),如有特殊情況請與檔案館溝通。全校在2021年6月30日前完成所有材料的移交工作。

          3.新增重點工作內容

          “新冠肺炎疫情防控”文件材料:按照省衛健委、省檔案局和湖州市關于新冠肺炎疫情防控資料收集和檔案管理的相關要求,請各單位在檔案系統“新冠肺炎疫情防控”專題庫中,做好相關文件和音像材料的同步歸檔。

          二、工作要求

          1.請各單位按時完成歸檔工作,做到應歸盡歸,重要工作、重大活動、重要事項等不遺漏。

          2. 做好安全保密工作。做好檔案整理和移交過程中檔案信息安全保密工作。涉密檔案單獨整理、組卷,由各單位涉密人員以部門形式向檔案館移交;涉密檔案不得進行數字化掃描。

          3.繼續實行部門立卷、網上歸檔。各單位兼職檔案員可在本單位訪問檔案系統進行檔案條目的著錄。具體操作及檔案館聯系人請見附件四《歸檔指南》。

          4.兼職檔案員及歸檔范圍修訂申報負責人:程林(西校區圖書館1105室),紙質和電子版同時上報;聯系電話:2321036,郵箱:1433135181@qq.com。

          附件一:兼職檔案員及分管領導名單.xlsx

          附件二:部門歸檔范圍意見反饋.docx

          附件三:檔案移交時間安排表.docx

          附件四:歸檔指南.pdf

          檔案館

          2020年12月28日


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